BACKFACTORY GmbH: Erfolgsrezept gefunden

Ein Bäckerei-Unternehmen auf dem Weg zum passenden ERP-System

Warme Brötchen direkt aus dem Ofen, herzhafte Snacks oder süße Leckereien - wem läuft dabei nicht das Wasser im Munde zusammen? - Gute Rezepte sind das A und O für eine Bäckerei. Doch ein stetig wachsendes Unternehmen braucht noch mehr Zutaten um dauerhaft erfolgreich zu sein. Mit mittlerweile 108 Filialen im Bundesgebiet gilt es komplexe Geschäftsprozesse optimal zu gestalten, kurzum ein ERP-System mit dem richtigen Rezept zu finden. Aber wie? Hat doch der Auswahlprozess so seine Tücken. Mit der richtigen Mischung aus eigenem Engagement und der notwendigen Prise unabhängiger Beratung gelang eine erfolgreiche Systemeinführung.

Die BACK-FACTORY GmbH ist ein stetig wachsendes Filial-Unternehmen mit Selbstbedienungs-Bäckereien in ganz Deutschland. Seit Eröffnung des ersten Geschäfts in Bielefeld im August 2002 hat das Unternehmen bis heute über 800 Arbeitsplätze geschaffen. In 108 Filialen bietet die BACK-FACTORY verschiedene Brötchen, Brotsorten, Herzhaftes und Süßes sowie Getränke. Mehrmals täglich wird frisch gebacken, so dass Kunden auch in den Abendstunden warme Backwaren genießen können.

Unabhängiger Expertenrat gesucht

Im Zuge des sechsjährigen Wachstums des Unternehmens stießen die manuell geführte Warenwirtschaft und die Abbildung über die Lieferanten an ihre Grenzen. Die Vorgehensweise reichte schließlich nicht mehr aus, um die komplexen Geschäftsprozesse mit den Franchisenehmern und Pächtern abzuwickeln. So war die Einführung eines ERP-System ein konsequenter Schritt, um schlanke und sichere Abläufe zu gewährleisten. Gefordert war eine Großhandels- bzw. Handelslösung mit einer leistungsstarken Warenwirtschaft, die die Geschäftslogik für die
Franchiseabrechnung und Gebührenberechnung unterstützt und die Einrichtung von Schnittstellen für den Datenaustausch mit den Kassensystemen der Filialen ermöglicht. Dabei sollte die neue Lösung Oracle-basiert und so flexibel sein, dass die BACKFACTORY künftig eigene Systemerweiterungen durchführen kann.

Die Anforderungen: deutliche Arbeitserleichterung, mehr Information und Transparenz plus hohe organisatorische Flexibilität

Andreas Fricke, Kfm. Leiter der BACKFACTORY, war sich bewusst, dass in der Auswahlphase Fehler begangen werden können, die sich bei der Inbetriebnahme des Systems auswirken. Deshalb wollte er klassische Fehler wie eine mangelnde Vorbereitung, eine unzureichende Marktinformation, einen überhasteten Zeitplan oder gar fehlenden Pragmatismus in der Systemauswahl unbedingt vermeiden. Auch auf eine Empfehlung anderer Anwender wollte er sich nicht verlassen: „Wenn ein Unternehmen gute Erfahrungen mit einer Lösung gemacht hat, heißt das ja noch nicht, dass diese auch zum eigenen Unternehmen passt“, so Fricke.

Zusätzliche Anregungen für das eigene Auswahlverfahren sollte daher zunächst das Basis-Seminar ERP-Auswahl der CERPOS GmbH bringen. Thema waren die Grundlagen einer effektiven ERP-Auswahl sowie deren Risiken und Chancen. So wurde der gesamte Prozess von der Betriebs- und Prozessanalyse, über die Bewertung der Systeme und Präsentationen der Anbieter bis hin zur Vertragsgestaltung besprochen. „Das Seminar brachte uns eine wertvolle Ergänzung unserer eigenen Gedanken. So herrschte für uns anschließend zwar Klarheit über den Auswahlprozess, jedoch fehlte uns der Marktüberblick. Daher gab das Seminar für uns den Anstoß, Cerpos während des Auswahlprozesses als Berater hinzuzu ziehen“, berichtet Andreas Fricke. Wo versucht sich ein Anbieter über Themen hinwegzuretten? Wo reichen seine Kompetenzen nicht aus? Auch bei der Klärung dieser Fragen sollten die Berater helfen.

Gemeinsam zum Ziel

Nachdem die BACKFACTORY die Betriebs- und Prozessanalyse selbst durchgeführt und auf dieser Basis ein Lastenheft erstellt hatte, wurde dieses mit den Beratern diskutiert. Durch ihre gezielten Fragen wurde deutlich, wo noch Nachjustierungen nötig waren. Ähnlich wurde bei der Bewertung der Angebote verfahren: Erst nachdem sich der Bäckerei-Filialist eine eigene Meinung gebildet hatte, wurden die Schlussfolgerungen abgeglichen. Von den 14 Anbietern, die ihr Pflichtenheft eingereicht hatten, gelangten schließlich acht in die Präsentationsrunde.

Pro Tag wurde ein System getestet, anschließend erreichten zwei Anbieter das Finale. Mit ihnen wurden die Anforderungen detailliert durchgesprochen und beide hatten die Gelegenheit, ihr endgültiges Angebot abzugeben. Diesen Prozess begleiteten die ERP-Berater bis zum Schluss - zur großen Zufriedenheit ihrer Auftraggeber, denn die Berater blieben stets wie gewünscht im Hintergrund: „Wir haben die Lösung wirklich gemeinsam gefunden. Cerpos hat sich gut darauf eingestellt, dass wir selbst so viel wie möglich einbringen wollten. Daher hatten wir nie das Gefühl, dass uns das Thema aus der Hand genommen wurde“, so Andreas Fricke.

Bei den Präsentationen hakten die Berater lediglich nach, wenn ein Anbieter locker über etwas hinweggehen wollte, die Gespräche und Moderationen führte die BACKFACTORY selbst. So wurde das vorgegebene Ziel schließlich erreicht: Der Backwarenspezialist erreichte einen hohen Abdeckungsgrad seiner Anforderungen und hat neben einer Marktexpertise auch ein Coaching erhalten. So resümiert der kaufmännische Leiter: „Die Beratung durch Cerpos war gewissermaßen unsere Versicherungsprämie, der Garant für den Erfolg, denn nur wenn das Auswahlverfahren richtig läuft, stimmt das Ergebnis. So lautet unser Fazit: Erfolgsrezept gefunden.“