ERP-Einführung bei PRO ACTIV Rehatechnik GmbH

Hersteller von Rollstühlen setzt auf kompetente Beratung und gelangt zielsicher und erfolgreich zum richtigen System

ERP-Einführung, die ins Rollen kommt

Effizienzsteigerung, höhere Flexibilität, optimierte Arbeitsprozesse sind nur einige positive Aspekte, die durch die Einführung eines ERP-Systems erreicht werden können. Unzureichende Marktkenntnisse gepaart mit mangelnder Vorbereitung und wenig Zeit bei der Auswahl können jedoch eine explosive Mischung ergeben und die ERP-Einführung in einer Katastrophe enden lassen. Ist doch die Auswahl an Produkten immens und Anwendungen sowie Funktionalitäten nicht immer unternehmensrelevant. Wie findet z. B. ein Hersteller von High-Tech-Produkten ein ERP-System, dass im ersten Schritt Händlern und im zweiten den Endkunden ermöglicht, die Produkte selbst weltweit über das Internet zu konfigurieren? Die Suche erfordert Zeit und eine kompetente Beratung. Eine Beratung, die dabei unterstützt, Fehler bei Auswahl und Einführung eines neuen Systems zu vermeiden und das gewünschte Ziel zu erreichen.

Diese Erfahrung machte auch die schwäbische PRO ACTIV Rehatechnik GmbH. Das Unternehmen entwickelt und konstruiert innovative Rollstühle, die bei aller Funktionalität die Person des Rollstuhlfahrers in den Vordergrund stellen und daher ganz nach individuellen Bedürfnissen der Kunden angefertigt werden. Dabei reicht die Palette vom eher klassischen Rollstuhl bis zu sportlichen Rennbikes. Realisiert werden diese High-Tech-Produkte durch die Konstruktion in 3-D-Technik, eine automatisierte CNC Fertigung mit hochmodernen Bearbeitungszentren und eine hohe Fertigungstiefe im Hause PRO ACTIV.

Durchgängige Lösung für ein wachsendes Unternehmen

Bei PRO ACTIV führte das zunehmende Wachstum zu einer Veränderung in der betrieblichen Organisation und den damit zusammenhängenden betriebswirtschaftlichen Geschäftsprozessen. So konnte das vorhandene Warenwirtschaftssystem mit den gewachsenen Anforderungen nicht mithalten und auch das Arbeiten mit der Excel Tabellenkalkulation sowie Accesslösungen auf Serverbasis war nicht länger effizient. Da kein durchgängiges System vorhanden war, erforderten Kalkulation und Auftragsbearbeitung zu viele manuelle Arbeitsgänge. Damit war die Einführung eines neuen ERP-Systems ein notwendiger und nahe liegender Schritt. Informationen aus der Presse und Präsentationen mehrerer ERP-Anbieter sollten Aufschluss über mögliche Alternativen bringen, doch das Gegenteil trat ein. Schnell wurde deutlich, dass die Palette der Anbieter groß und die Bandbreite unterschiedlicher Features unüberschaubar ist. Ein Hinweis eines Mitarbeiters brachte den Durchbruch, denn so wurde das Unternehmen auf die CERPOS GmbH aufmerksam, die als unabhängiger Experte andere Unternehmen bei der ERP-Auswahl und Einführung berät.

Kompetenz muss überzeugen

Nach einer zweitägigen ERP-Einführungsberatung stand fest, die unabhängigen Berater in den Auswahl- und Integrationsprozess mit einzubeziehen. „Uns wurde schnell deutlich, dass die Komplexität unserer Anforderungen, die durch unsere Produktionstiefe und die Individualität der Produkte bedingt ist, ein erhebliches Maß an Beratungskompetenz erfordert, um ein für uns passendes System zu finden“, so Jörg Sättele, Geschäftsführer von PRO ACTIV. Sind doch während des Übergangs von der Entscheidung für ein System bis zu dessen Inbetriebnahme gemachte Fehler ständige Begleiter. Nicht selten verhindern eine nicht erkannte Organisationslosigkeit, unzureichende Schulungen oder aber Datenverluste die erfolgreiche Systemeinführung. Dies führt zu Frustration und Unzufriedenheit bei allen Beteiligten und blockiert am Ende den Fortschritt. Somit gilt es, zunächst einen Überblick über die aktuelle Situation im Betrieb zu gewinnen und die Anforderungen an die neue Lösung klar zu definieren.

Dazu gehören Standards wie eine Betriebsanalyse, ein Sollkonzept, eine Prozessdokumentation und einen Fragenkatalog, die auf das Auswahlverfahren vorbereiten. „Aufgaben, die ein neutraler Berater einfach realistischer umsetzen kann, als ein in Strukturen und Abläufe seines Unternehmens eingebundener Mitarbeiter“, erläutert Jörg Sättele.

Leitfäden lassen tief blicken

Da alle Systeme ihre Schwächen und Stärken aufweisen, ihre Funktionslisten zwar vom Begriff her vergleichbar, semantisch jedoch nur von Kenner der Materie auseinander gehalten werden können, ist es wichtig, Leitfäden für die Anbieter in Form eines Pflichtenheftes zu erstellen. So können während der Präsentationen der Anbietersysteme die Schwachstellen der Anwendung deutlich werden. Auf jeden Fall aber sollte die Kernkompetenz des Unternehmens in der neuen Software abgebildet sein. Für PRO ACTIV hieß das, dass eine Konfiguration ihrer High-Tech Produkte über das Internet weltweit machbar sein musste, mit dem Ziel, dass zunächst die Händler und langfristig auch die Endkunden sich ihre Produkte selbst zusammenstellen können. Um solche hoch komplexen und extrem individuellen Anforderungen abzudecken, musste das neue ERP-System eine Reihe von Parametern erfüllen.

Soll doch künftig ein Prozess, der bis dato noch viele manuelle Arbeitsgänge beinhaltete, vollautomatisiert ablaufen. Während z. B. die Datenblätter mit den Kundenwünschen noch per Hand ins CAD eingegeben wurden, um die Zeichnungen für die Kunden zu erstellen, sollen diese durch das neue System in der Lage sein, die Modellzeichnung via Internet am Bildschirm zuhause zu erzeugen. Allein dieser Anspruch verdeutlicht, mit einer „Sparversion“ bei der Systemauswahl ist ein solches Vorhaben nicht zu realisieren. Durch die Beratung von CERPOS wurde die Entscheidung für ein System erheblich vereinfacht. Denn je mehr Eigenschaften und Eigenheiten über das ausgewählte System zu Beginn der Einführung bekannt waren, desto gezielter und früher konnten die Inbetriebnahmeaufgaben kompetent geplant und wahrgenommen werden. Darüber hinaus brachte die intensive Arbeit an dem Pflichtenheft einen entscheidenden weiteren Vorteil: Bei PRO ACTIV wurden die einzelnen Abteilungen im Rahmen von Workshops mit in dessen Erstellung einbezogen, dadurch ist eine hohe Akzeptanz für das neue System seitens der Mitarbeiter vorhanden.

Der unabhängige Rat wird auch in Zukunft geschätzt

Mit der Einführung des neuen ERP-Systems wird der ganze Lebenszyklus eines Produkts vom Auftrag bis zum fertigen Rollstuhl und dessen Auslieferung automatisch abgewickelt, Prüfpläne und Chargenrückverfolgung inklusive. Heute ist sich PRO ACTIV absolut sicher, die richtige Entscheidung getroffen zu haben: „Wir haben ein rund um gutes Gefühl, denn die Beratung hat uns viel Sicherheit gebracht. Beispielsweise enthalten Lasten- und Pflichtenheft Details, die wir in Eigenleistung so nicht erarbeitet hätten. Besonders wertvoll war auch die Unterstützung bei der Preisverhandlung, denn hier hat CERPOS einfach den besseren Überblick, was in der Branche angemessen ist“, berichtet Jörg Sättele. Das Unternehmen fühlte sich derartig gut betreut, dass es weiterhin bei strategischen Entscheidungen auf eine Zusammenarbeit setzt. Positiv sieht das schwäbische Unternehmen auch die konstruktive Kritik. „Wir machen uns mittlerweile frühzeitig Gedanken, wie wir uns in der Organisation weiter aufstellen wollen und was dazu benötigt wird. Vielleicht ist das manchmal etwas zu früh, dann werden wir charmant ausgebremst und das ist auch gut so“, freut sich Jörg Sättele über das partnerschaftliche Verhältnis. Zwar sind Beratungsleistungen nicht mehr in dem Umfang wie zu Beginn der ERP-Einführung notwendig, doch der Rat eines unabhängigen Experten wird auch weiterhin sehr geschätzt.